Offertecalculator: automatisch offertes maken via je website

Offertes maken is werk dat je niet betaald krijgt. Elke aanvraag kost een kwartier tot een uur, en een flink deel wordt nooit een opdracht. Een offertecalculator draait het om: de klant vult op je website de gegevens in, de berekening gebeurt automatisch en de offerte staat kant-en-klaar in je mailbox én bij de klant. Jij controleert, past aan als het nodig is en verstuurt.

Hoe een offertecalculator werkt

De klant beantwoordt een reeks vragen op je website. Afmetingen, aantallen, opties, locatie, periode. Op basis van jouw rekenregels wordt de prijs berekend. Daarna gebeurt er, afhankelijk van wat je kiest, een van drie dingen: de klant ziet de prijs direct, de offerte wordt als pdf gemaild, of de aanvraag komt bij jou binnen met alle gegevens en het berekende bedrag erbij. Jij hoeft niets meer uit te rekenen, alleen nog te beoordelen.

Het verschil met een prijscalculator

Een prijscalculator toont een bedrag en stopt daar. Een offertecalculator maakt er een document van, met jouw logo, de regels, btw en voorwaarden, en legt de aanvraag vast. Kies de offertevariant als je prijs vaak een toelichting nodig heeft, als klanten een schriftelijke offerte verwachten, of als je aanvragen wilt kunnen opvolgen. Voor een hovenier of een verhuizer is dat bijna altijd het geval.

Wat het je bespaart

Reken het zelf uit. Twintig aanvragen per maand, een half uur per offerte: dat is tien uur per maand. Honderdtwintig uur per jaar. Dat is drie volle werkweken die je nu kwijt bent aan rekenen en typen. De calculator neemt het rekenen en typen over. Jij houdt het beoordelen, en dat kost een paar minuten.

Wat er in de offerte komt

• Je logo, bedrijfsgegevens en een offertenummer
• De ingevulde gegevens van de klant, zodat er geen misverstand ontstaat over wat is aangevraagd
• De regels met bedragen, eventueel per onderdeel uitgesplitst
• Btw, totaal en je voorwaarden of geldigheidstermijn
• Een knop om akkoord te geven of contact op te nemen

De offerte kan ook rechtstreeks naar je boekhouding of planning, zodat je hem daar niet opnieuw hoeft in te voeren.

Wanneer het niet past

Als elke opdracht echt uniek is en je altijd eerst wilt kijken, bouw dan geen offertecalculator maar een goede aanvraagpagina met de juiste vragen. En als je prijs bijna nooit verandert, is een simpele prijslijst genoeg. Twijfel je? Dan kijken we samen naar hoe je nu offertes maakt. Als het in regels te vangen is, kan het in een calculator.

Veelgestelde vragen

Gaat de offerte automatisch naar de klant?

Dat bepaal jij. Direct naar de klant, eerst naar jou ter controle, of allebei. Veel bedrijven kiezen voor eerst controleren en dan versturen, zeker in het begin.

Kan de offertecalculator rekening houden met uitzonderingen?

Ja. Minimumbedragen, toeslagen voor regio of spoed, kortingen bij grotere aantallen en opties die elkaar uitsluiten zijn allemaal in te bouwen. We leggen de regels samen vast voordat we bouwen.

Werkt het ook met mijn boekhoudpakket?

Vaak wel. De aanvraag en het bedrag kunnen worden doorgestuurd naar systemen als Moneybird, Exact of een planningstool. Wat precies kan, hangt af van het pakket. Dat bekijken we vooraf.